一、 計劃立項

1、 工作時段安排;包括可行性報告分析、實施的具體方案、宣傳費用計劃表。

(1)包括可行性報告分析立項的條件;進行市場調(diào)查對行業(yè)而言項目的利潤增長點是否夠大地域性的考慮。要結(jié)合本地的實際特點，立項要符合當(dāng)?shù)氐牡貐^(qū)性。時間性或者季節(jié)性的考慮。項目內(nèi)容要符合季節(jié)特征，比如不能在冬天搞風(fēng)扇展之類的。同時時間上要考慮避免國內(nèi)知名展會的沖突。

(2)實施的具體方案

(3)宣傳費用計劃表

A、廣告時間段的投入

以4-6個月為例，一般的廣告投入時間段為：項目開始(前兩個月)為總宣傳費用的10%~20%[在專業(yè)媒體上投入];三個月左右，重點投入為總宣傳費用的30%~40%[主要在專業(yè)媒體上投入，少量在大眾媒體上投入];開展前一個月，為總宣傳費用的40%[主要在大眾媒體上投入，以20%的大眾媒體，20%的專業(yè)媒體]

B、廣告投放的形式

戶外廣告(主要是POP板、車身廣告、道路兩邊條幅廣告等，這些廣告主要用在展會之前一段時間以及展會期間)

雜志報紙媒體廣告(主要是專業(yè)雜志媒體和大眾雜志媒體等，這些廣告主要是在招展之前和招展期間進行)

2、 尋找主辦單位。

(1)主辦單位的條件：在當(dāng)?shù)匾袡?quán)威性、知名度等

(2)合作方式：一種合作方式為對方單位為我們提供一些服務(wù)，費用形式為展會利潤的百分之幾;另一種形式為對方單位只是掛名形式，采用一次性付款。

3、申請各種批文

4、場地聯(lián)系

以成都為例，四川省展覽館主要是進行大眾性的展會,主要是引起百姓關(guān)注的;而國際會展中心主要進行專業(yè)性的展會.

5、聯(lián)系宣傳媒體

(1) 對象：專業(yè)媒體和大眾媒體

(2) 方式：直接付款;用展位交換和我們會刊廣告交換。

6、制作邀請函(已經(jīng)附)

7、建立客戶名錄(通過會刊收集和雜志、網(wǎng)站等)

二、 實施招展

1、 招展方式：主要是電話聯(lián)系，其次可以郵寄信封、E-MAIL、上門拜訪、朋友介紹等

2、 招展的步驟：

(1)發(fā)布信息(主要通過電話傳真、郵件等方式把項目邀請函發(fā)給客戶名錄中的單位)

(2)跟蹤拜訪(找準(zhǔn)負(fù)責(zé)人)

A、在對方收到邀請函后進行第一次跟蹤拜訪，這一次拜訪會產(chǎn)生三種客戶：即時決定型、斷然拒絕型、提出異議型(分別以5%、10%、75%的比例分布); 針對第一種客戶： 問清客戶需求 要求進一步促成購買 愉快地答應(yīng)客戶的 針對第二種客戶： 了解客戶拒絕的原因 為面談作好準(zhǔn)備二次面談向客戶推薦下一屆展覽會要求客戶介紹其它客戶保持關(guān)系，待以后聯(lián)系針對第三種客戶：問清客戶需求和異議進行第二次拜訪消除顧客顧慮

3、招展中用到的文書：項目邀請函、展位確認(rèn)書、參展商指南

三、 實施招商

(1) 在招展過程中，可以把拒絕型客戶轉(zhuǎn)換成參觀商

(2) 通過媒體可以間接招來一些參觀商

(3) 主要的招商工作還是在開展前1~2周，承辦單位組織招商工作，比如出差到二級市場進行專業(yè)觀眾的組織;發(fā)短信息邀請;打電話邀請。

(4) 組辦單位為展會提供的工作

四、 相關(guān)活動

展覽會的相關(guān)活動，是指研討會、技術(shù)交流等。舉辦這些活動的目的，是為參展商和貿(mào)易觀眾提供附加服務(wù)，從而提高展覽會的形象與檔次。

五、 展會現(xiàn)場

(1) 布展：參展商提前兩天進行布展工作。展臺的搭建、展位的協(xié)調(diào)、后期款的收付、物品的運輸?shù)?/p>

(2) 開展：現(xiàn)場的協(xié)調(diào);觀眾的組織;配套的服務(wù)等

六、 展會后的控制工作

包括參觀參展的意見反饋等，后期了解工作